InitaskДля Alfa Gold

Пʼять агентів під процес бухгалтерського бюро

Кожен агент закриває роль, яка вже є у вашій команді: первинник, бухгалтер з виписки документів, диспетчер запитів, бухгалтер ПДВ, бухгалтер ФОП. Агент готує, людина погоджує. Почати можна з одного агента і двох-трьох клієнтів.

Як ми зрозуміли ваш процес

Понад 500 ФОП і 60-100 ТОВ різного розміру, окремо ресторани з великими вивантаженнями.
З кожним клієнтом спільна Telegram-група з гілками: ФОП, ТОВ, первинка, рахунки, платіжки. Ще пошта, Вчасно, M.E.Doc.
Первинка найчастіше приходить фото з телефона, клієнт нічого додатково робити не хоче.
Бази 1С/BAS здебільшого на вашому сервері, частина на серверах клієнтів.
На ТОВ працюють первинник, казначей, бухгалтер ПДВ і акцизу, зарплата і кадри, головний бухгалтер на 5-10 компаній. На ФОП один бухгалтер веде 50-60 клієнтів.

Агенти

Первинник

Первинка з чатів у бази

Клієнт кидає фото накладної у гілку «Первинка».
Агент розпізнає документ, визначає клієнта і його базу.
Звіряє з договором, шукає дублі, пропонує нового контрагента чи номенклатуру.
Готує документ у базі 1С/BAS, первинник погоджує одним кліком.

Результат: Чернетка у базі клієнта і запис у журналі, хто що погодив.

Бриф на агента Подивитись екранами

Бухгалтер з виписки документів

Рахунки, накладні й акти на запит

Клієнт пише: «підготуйте рахунок на ТОВ Ромашка, 20 ящиків».
Агент бере реквізити, номенклатуру і ціну з бази клієнта.
Готує рахунок, накладну чи акт і показує бухгалтеру.
Після підтвердження відправляє pdf у гілку і у Вчасно.

Результат: Документ у базі і pdf у групі клієнта.

Бриф на агента Подивитись екранами

Диспетчер запитів

Запити клієнтів і операційний звіт

Агент читає всі групи з клієнтами.
Кожне прохання стає записом з відповідальним і строком.
Типові питання закриває сам, решту передає бухгалтеру з контекстом.
Керівник щоранку отримує операційний звіт.

Результат: Реєстр запитів і звіт: запити по клієнтах, прострочка, навантаження на бухгалтерів.

Бриф на агента Подивитись екранами

Бухгалтер ПДВ

ПДВ і блокування ПН

Агент збирає ПН і РК клієнтів-платників ПДВ.
Показує, що реєструвати сьогодні, і ризики за критеріями блокування.
Для зупиненої ПН складає пакет первинки з бази і чернетку пояснення.
Бухгалтер ПДВ перевіряє і подає.

Результат: Календар реєстрації і готові пакети на розблокування.

Бриф на агента Подивитись екранами

Бухгалтер ФОП

Ведення ФОП

Агент забирає виписки і виручку з ПРРО.
Рахує єдиний податок і ЄСВ, стежить за лімітом доходу.
Нагадує клієнту про оплату в його групі.
Готує декларацію чернеткою.

Результат: Екран бухгалтера з усіма його ФОП і статусом кожного.

Бриф на агента Подивитись екранами

Як заповнювати бриф

Один бриф на одного агента, по 10-15 хвилин кліками. Відповідайте за бюро загалом: як це у більшості клієнтів. Де по-різному, обирайте кілька варіантів, де не знаєте, пропускайте: ми поставимо типовий варіант і позначимо його в описі рішення. Найкорисніше доповнення до брифу: кілька фото первинки так, як їх надсилають клієнти, і скрін гілок однієї групи. Можна як є.

Що далі

Ви заповнюєте брифи на агентів, які важливі зараз.

Ми готуємо опис рішення під ваш процес: що робить кожен агент, куди падає результат, які доступи потрібні, строки і ціна рядками.

Пілот на 2-3 ФОП і одному ТОВ, 2-3 тижні. Агент працює чернетками, бухгалтер погоджує.

Масштабування на інших клієнтів: компанії додаєте самі в адмінці, ціна однакова за будь-якої кількості ЄДРПОУ.

Другий етап для великих ТОВ

Казначейство (розноска виписки, платіжний календар) і повний облік ТОВ від виписки до звітності вже працюють у кабінеті: tov-demo.initask.com. Підключаються до великих клієнтів, коли базові агенти запрацюють.